Descubra 10 fatores de alto impacto na utilização de um sistema jurídico

Descubra 10 fatores

Busque superar as dificuldades na implantação de soluções de automação

Você já participou de alguma implantação de sistema jurídico, e ficou com a certeza que não existiu uma implementação de sucesso? Descobriu que os usuários não estão utilizando com qualidade o sistema? Ou até mesmo, no meio do caminho, os gestores concluíram que o programa de gestão processual não atendia suas expectativas?

Defina meios práticos de superar a resistência

Em mais de 10 anos atuando em projetos de implantação como consultor de tecnologia e gestão da advocacia, encontrei diversos níveis de adversidades, mas em especial a resistência dos colaboradores, durante os processos de implantação de soluções de automação, especialmente de softwares jurídicos, tem sido nosso objeto constante de estudo, escutando sempre, aquela famosa frase, a culpa é do sistema…. Percebi a necessidade real de definirmos meios de como superar a resistência à mudança, encontrada normalmente nos usuários do setor jurídico e em muitos outros ambientes corporativos.

Descubra uma forma de sair da “zona de conforto”

E as razões são diversas. Um dos aspectos mais comuns é que dificilmente percebemos ser tratada de forma clara e direta a resistência à mudança, ou uma forma de sair da chamada “zona de conforto” do usuário e seus líderes.

Entender esse processo dos principais interessados, também é importante.

Software Jurídico

Programe e diminua a ansiedade dos envolvidos alinhando as expectativas

Defina uma trilha a ser percorrida no processo para diminuir a ansiedade e expectativa dos participantes, montar de forma clara um projeto para a implantação é um dos principais elementos de sucesso nessa trilha.

Agora vamos pensar, em como foi feito esse processo em seu escritório ou departamento, pense nesse trajeto. As pessoas interessadas foram apoiadores ou sabotadores do projeto? Conheciam suas responsabilidades no processo da mudança ou só foram levada a ela?

Veja, em uma mudança mais significativa, os indivíduos passam pelo mesmo momento cognitivo passado em perdas de emprego, falecimentos ou em assaltos, por exemplo.

A mudança de status quo, gera a experimentação e vivência da perda, gerando um efeito psicológico exatamente igual ao processo da vivência do luto.Botão de cadastro

Os estágios do luto são aplicáveis a perdas significativas

Em minhas consultorias, presenciamos usuários em diversos estágios da experimentação do luto, a perda da planilha de excel que sempre foi sua salvadora, o medo de ser substituído e não ser mais útil em seu estágio, ou até mesmo quem simplesmente não quer perder “benefícios” que a falta de automação lhe proporcionam.

Sobre os estágios do luto, a psiquiatra Elisabeth Kubler-Ross identificou em sua teoria, a reação psíquica de cada paciente em estado terminal e elaborou as cinco fases do luto, Negação, Raiva, Barganha, Depressão, Aceitação.

O primeiro passo é entendermos que 70% das pessoas terão a reação para a mudança como um luto e que ele é um processo necessário e fundamental para preencher o vazio deixado por qualquer perda significativa não apenas de alguém, mas também de algo importante, tais como: objeto, viagem, emprego, ideia, etc.

Cada integrante daquela equipe passará da sua forma pelos estágios de reação a mudança, uns passarão rapidamente, ou pularão estágios, enquanto que outros não.

Uma vez, atendendo um novo cliente, ouvi uma frase que percorreu praticamente todos os estágios do luto “ah, eu não vou usar a agenda do sistema, eu não posso deixar de usar a minha agenda física, você consegue imprimir a agenda?”

Com o passar da implantação do controle de compromissos via sistema jurídico, o mesmo usuário após perceber que era um caminho sem volta e que não poderia mudar esse trajeto, chegou a aceitação de que nada poderia fazer para evitar a mudança, já que os outros usuários e líderes estavam utilizando devidamente. Após esse momento, ele passou fazer parte do processo ideal de uma implementação de sucesso em parceria com a nossa equipe.

Infográfico Luto

 

Antes de mais nada, foque nas pessoas envolvidas e interessadas no projeto

Com essa visão e conduta, focada nas pessoas, percebo que é compreensível que a implantação de um software jurídico cause uma situação desconfortável para muitos operadores e (surpreendentemente) alguns gestores, que preferem evitar o desconforto da mudança. Porém, na atual conjuntura do mercado, com a intensificação da competitividade, o investimento no “crescimento” do negócio é fundamental.

Crescimento não significa aumento de custos e estrutura

Atualmente, se bem administrado, um negócio de advocacia pode surpreendentemente crescer em geração de demandas e previsão de receitas, com ações rápidas, devidamente direcionadas (com foco) e, preferencialmente, suportadas por um bom processo de automação.

Contudo, antes de qualquer coisa, é preciso entender que mudar é algo que o ser humano sempre tende a evitar, ainda que em vão. Desenvolvemos hábitos, colocamos a vida no automático e, naturalmente, criamos uma “zona de conforto”. E, todas as vezes que temos de sair desse estado, sentimos medo, uma emoção que sinaliza que algo importante pode estar em risco.

Patrocine o projeto, alinhando constantemente as suas expectativas com os participantes e consultores

Até mesmo quando a mudança é boa, tendemos a sentir o chamado “friozinho na barriga”. O que nos assusta e causa insegurança, no entanto, não é somente a mudança em si, mas, sim, o processo de adaptação a essa mudança, denominado transição, que é algo interno.

Rotação

Uma mudança começa com algo novo, a transição começa com o término do velho. E a certeza que algo irá terminar, gera as reações de perda, uma resistência à transição e não à mudança em si e muitos nem percebem, que estão agindo dessa forma.

Identifique os momentos corretos de controle do que precisa ser concluído

Desenhar uma forma de conduzir essas relações em âmbito interpessoal e no ambiente da empresa ou escritório, antes, durante e após a implantação de soluções de automação, será determinante para o sucesso e qualidade de utilização do sistema em seu negócio.

Em ocasiões em que você perceber essa hesitação, opte por agir rapidamente, questionando os propósitos e objetivos das inevitáveis mudanças pelas quais o negócio precisa passar. Sem clareza e alinhamento entre consultoria e cliente quanto às expectativas iniciais, sem dúvida, o projeto não atinge o seu objetivo.

Supere os paradigmas,  automação jurídica é possível

Supere os paradigmas, é possível ter sucesso na automação jurídica, sem que exista necessariamente uma perda, é preciso ter em mente que a “zona de conforto” é o principal inimigo do crescimento. Por isso, acredite e mantenha-se firme na criação de novos processos de trabalho suportados pela automação, mesmo que eventualmente exista uma resistência inicial.

Mario Sergio Cortella

Se você tiver alguma dúvida sobre como conduzir melhor esse processo em seu negócio, seguindo esse processo, basta deixar um comentário logo abaixo.

 

Assinatura Alexandre

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Aprenda 10 Passos para elaboração de Prazos Judiciais 80% mais eficientes

Você já ouviu falar da Técnica Pomodoro?

A Técnica Pomodoro foi criada pelo italiano Francesco Cirillo no final dos anos 80, com a finalidade de gerenciamento do tempo gasto em tarefas que exigem foco, concentração e comprometimento.

Como utilizar a técnica?

Estipule 25 minutos de muito foco na realização de uma tarefa e garanta a realização das pausas: a cada 25 minutos focado, pare 5 minutos, após 4 intervalos de 25 minutos, pause 15.


Como aplicar a sua elaboração de prazos judiciais?

  1. Determine escolha um único prazo a ser elaborado;
  2. Selecione → fragmente em etapas o que precisa ser feito, por exemplo: pesquisar conteúdo, elaboração, revisão, protocolo;
  3. Controle o tempo → inicie o cronometro do seu sistema de gestão, visualizando o mesmo sobreposto à tela, ou seja, em cima do editor de texto, com o intuito de facilitar o acompanhamento do tempo de trabalho realizado;
  4. Mantenha a dinâmica → nos 25 minutos de trabalho, mantenha a determinação do alto foco no fragmento escolhido, para gerar estímulo cognitivo direcionado. A ideia é realizar a tarefa, sem pensar em notificações externas: e-mail, celular, redes sociais;
  5. Programe → planeje o uso da técnica POMODORO em suas tarefas diárias, utilizando também aplicativos de celular específicos ou agendando em seu sistema de gestão da advocacia, as tarefas que precisam ser realizadas nos intervalos de tempo programadas para o uso da técnica;
  6. Oscilações são necessárias → mantenha sempre as pausas e realmente pare após os 25 minutos de trabalho, mesmo que a tarefa ainda não tenha sido finalizada. Tome um café ou divirta-se em sua rede social preferida e, após o término do tempo de pausa, retome imediatamente ao foco programado;
  7. Concentração → iniciou o trabalho e percebeu dificuldade de concentração? Perceba o que lhe gera mais direcionamento e eliminação dos agentes de improdutividade. Aqui na nossa empresa, por exemplo, realizamos muitas tarefas ouvindo música com fone de ouvido para que o ambiente não gere desvios de foco;
  8. Construa um trabalho com alta performance → percebemos que, para trabalhos de alta performance, é essencial oscilação e sustentabilidade, ou seja, determinar o destino final e o processo de como chegar lá. O ponto de equilíbrio está em programarmos as atividades para serem equilibradas e eficientes com o mesmo grau de importância;
  9. Saiba o propósito da atividade → energizando o trabalho com momentos de pausas estratégicas, condicionando momentos de gratificação para acompanhamento do que precisa ser realizado, promovemos a percepção cognitiva dos resultados alcançados e a construção de um resultado final mais eficiente;
  10. Diminua a tensão e ansiedade no processo  busque utilizar o conceito de super reserva para diminuição de tensão e ansiedade na sua dinâmica diária. A visualização das pequenas tarefas sendo realizadas até o final certamente irá diminuir a sua ansiedade e visão de dia “improdutivo”.

Infográfico Pomodoro branco


Dica extra… Para fecharmos com uma dica extra, pois nossa consultoria é assim, lembre-se de priorizar no seu planner diário, reserva de horários para tarefas urgentes, que surgem no decorrer do dia, para que novos eventos não gerem impacto na sua programação inicial de trabalho.

#Startnow

Saiba mais…

Curiosidade: a técnica deriva seu nome da palavra italiana pomodoro (tomate), como referência ao popular cronômetro gastronômico na forma dessa fruta.

Técnica pomodoro


Em resumo, o método Pomodoro consiste na utilização de um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos de 5 a 8 minutos. O método é baseado na ideia de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental.

A ideia é variarmos o que precisa ser feito, para gerar oscilações e assim gerar mais impulsos cognitivos habituando o estado mental ao alto desempenho e diversos insights.

As pausas sugeridas geram a diferenciação e oscilação do foco, trabalhos diferenciados geram mais impulsos, facilitando o desenvolvimento de tarefas que exigem alta concentração.

Como a técnica está condicionada ao hábito de pequenos espaços de tempo com grande foco e momentos de vibração totalmente fora da tarefa que está sendo realizada, potencializamos o nosso direcionamento cognitivo para o que precisa realmente ser feito.

Nossos consultores já testaram a técnica e aprovaram para suas atividades de documentação e criação de conteúdo. Já pensou em fazer o mesmo em suas elaborações de peças processuais?


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Venha com o nosso time, aprenda como administrar o seu business jurídico

Conheça nossos consultores especialistas em gestão, tecnologia e conteúdo para advogados, preparamos muitas surpresas para vocês…

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Referência

http://www.impulsocognitivo.com.br/2017/07/tecnica-pomodoro.html

Processos Judiciais Eletrônicos: Como simplificar e automatizar no seu dia-a-dia

Nas diversas ocasiões em que paro para conversar com gestores de escritórios de advocacia, percebo que uma das suas principais dificuldades continua sendo estabelecer um controle eficiente dos andamentos processuais e suas publicações.

 

Os principais motivos são:

  • Falhas humanas recorrentes ou a ausência de rotinas diárias que auxiliem de forma prática na administração desses procedimentos;
  • Ausência de processos de automação para potencializar o monitoramento da movimentação processual de forma ativa, independente do polo do cliente do escritório;
  • Volume de dados, que dificulta o controle da realização ou não de diligências e protocolo de prazos;

Apesar dos avanços nas formas e tipos de andamentos processuais que tivemos nos últimos anos – com destaque para os processos eletrônicos – ainda é muito comum encontrar escritórios que continuam mantendo a base das suas rotinas nos chamados “controles de publicações”.

 

Processos judiciais eletrônicos

Como acompanhar andamentos de processos eletrônicos?

Esses controles, em geral, remetem à ideia, como ocorria no passado, de que o trabalho era distribuído a partir dos recortes, em que havia uma “triagem” dos tipos de publicações e encaminhamento ao respectivo responsável. Ok, afinal é um tipo de rotina que, em tese, ainda poderia ser aplicável, mas como fica o controle quando não há publicação no Diário Oficial?

Quando faço essa pergunta ao advogado, ou gestor, muitas vezes surgem respostas como: colocamos um estagiário para olhar diariamente, ou todos os dias cada advogado “confere o seu”. Enfim, não há rotinas claramente definidas, portanto os riscos, a possibilidade de descontrole, e a ineficiência predominam.

Com as mudanças nas formas como as informações se propagam, ou são veiculadas é inevitável que os fluxos de trabalho que permeiam as rotinas jurídicas precisem ser adaptados. Resistir ou não inserir essa mudança de necessidade, só aumenta os riscos, pois, com o passar do tempo, é bem provável que aumentem as demandas em torno dos processos eletrônicos. Aliás, o que se espera é que em algum momento todos os processos sejam assim.

A melhor solução hoje é procurar saída por meio da automatização das rotinas com o apoio de softwares jurídicos que se ajustem ao perfil e necessidades de cada escritório de advocacia. Com as soluções de gestão e controle jurídico disponíveis hoje no mercado é possível administrar de forma eficiente todo estoque de processos.

Os sistemas atuais utilizam controles de movimentações automáticos e permitem estabelecer atividades com critérios de criticidade por tipo de demanda (como expressividade, áreas, entre outros), além de observar e sinalizar periodicamente os processos que não andam. Estabelecendo rotinas como estas, em pouco tempo, haverá um controle eficaz de toda a carteira de processos e o gestor poderá, enfim, se concentrar no que é fundamental para o seu negócio: a estratégia.

 

 

Assinatura Alexandre

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Saiba o motivo do fracasso na implantação do sistema jurídico em seu escritório

Sistema jurídicoO processo de escolha e implantação de um novo software de gestão jurídica pode ser bastante frustrante para alguns advogados e gestores de departamentos jurídicos.

Busque descomplicar a sua administração da advocacia

 

Iniciar o processo de escolha buscando um sistema simples e intuitivo, além de priorizar os principais pilares do seu negócio para serem contemplados inicialmente na utilização do programa, já será uma trilha de sucesso para eliminar muitas adversidades.

E como começo a implantar o sistema jurídico?

Você poderá escolher monitorar os andamentos e publicações dos seus processos de forma automatizada e organizar sua agenda de prazos e audiências, para inicialmente resolver o crucial para a manutenção da sua rotina operacional e assim se preocupar com o que realmente importa para seu business jurídico: advogar.Botão de cadastro

Garantir o uso. Você precisa confiar nos dados gerados pelo seu programa de gestão

Se você já participou da implantação de um sistema de gestão jurídica, deve ter percebido que, geralmente, durante o processo em si, tudo parece funcionar muito bem.

No entanto, após o projeto ser entregue, com a redução das atividades de monitoramento e fiscalização de andamentos processuais pelos advogados, é comum que no final não tenha sido implantada uma disciplina de registro das atividades no software.

Com isso, os usuários passam a realizar diversos controles paralelos a administração do negócio, impossibilitando análises gerenciais e o acompanhamento de indicadores-chave de desempenho e estratégicos (KPIs).

O que acontece é que cinco etapas básicas do processo costumam ser menosprezadas e acabam por prejudicar o resultado final, gerando a sensação de que tamanho esforço de tempo e recursos financeiros não foram compensatórios.


Por isso, antes de implementar um software de gestão jurídica, seja em um escritório de advocacia, seja em um departamento jurídico, recomendo que todo gestor siga os seguintes passos:

#1 – Alinhamento de Expectativas

  • Defina quais necessidades específicas precisam ser atendidas;
  • No primeiro momento, é fundamental mapear os objetivos e expectativas em cada um dos três níveis organizacionais – operacional, tático (gerentes e, coordenadores) e estratégico (sócios e CEOs);

#2 – Priorize o escopo de uso e alinhe o seu propósito com as partes interessadas

  • Na maior parte dos projetos que desenvolvemos, o mais comum é que o registro eficiente dos dados operacionais seja a principal demanda para o nível tático (gerentes, coordenadores…) tornando possível controles gerenciais e definição de ações a serem tomadas;
  • Já para o nível estratégico, a meta é ser munido de informações para decidir ou planejar, organizar as informações gerenciais de forma a agregar valor sobre os dados operacionais, dando acesso a elementos rápidos e práticos voltados à tomada de decisão dos líderes organizacionais;
  • Consequentemente, os usuários operacionais, precisam se sentir seguros em sua rotina diária, para que suas atividades e tarefas sejam realizadas com a qualidade necessária de acordo com o alinhamento de expectativas dos seus líderes.

#3 – Sensibilize e treine a equipe

  • Defina uma cultura interna acerca da importância e necessidade de compromisso com o registro disciplinado dos dados;

#4 – É necessário que todos os níveis da operação colaborem

  • Para a equipe que está no nível operacional – quem fica de posse das informações – é preciso saber entregar os dados da forma mais completa. Portanto, o treinamento deve destacar que o registro das rotinas no software envolve não apenas informar atividades realizadas, mas imputar todas as informações solicitadas e, de preferência, no momento em que a atividade é feita, diminuindo o risco de incorreções e colaborando para o propósito de uso do sistema em um âmbito geral;
  • Já entre os que estão nos níveis táticos e estratégicos, é indicado desenvolver habilidades para seguir uma rotina de monitoramento, não apenas para fiscalizar se está sendo feito conforme esperado, mas, sobretudo, para perceber comportamentos e eventuais desvios que representem riscos à operação ou ao negócio do escritório de advocacia;
  • Ao estabelecer um bom planejamento preliminar e um processo de treinamento e engajamento da equipe, garanto que o sistema que vier a escolher vai se tornar um verdadeiro suporte estratégico para a gestão jurídica.

#5 – Manutenção das expectativas no processo de implantação do programa de gestão

  • Após o mapeamento dessas necessidades, cabe ao responsável pelo projeto de implantação promover recursos para que as necessidades sejam atendidas pelo software da forma mais simples possível;
  • Definindo o melhor caminho para capacitar os usuários em suas atividades e necessidades;
  • Comunicando aos interessados no projeto, as adversidades e desvios de rota, para que exista um real monitoramento da qualidade de uso, até a conclusão da implantação.

Se você tiver alguma dúvida sobre como conduzir melhor esse processo em seu negócio, basta deixar um comentário logo abaixo ou fale conosco.

Assinatura Alexandre

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Sejam bem-vindos ao Blog Gestão da Advocacia!

Boas vindas

Olá! Sejam bem vindos ao nosso novo canal de conteúdo consultivo para apoiar a gestão da sua advocacia.

Inauguramos hoje, 06 de outubro de 2017, o nosso blog Gestão da Advocacia, uma iniciativa da empresa Grupo Four – Consultoria e Tecnologia, uma empresa especializada na Gestão da Advocacia e Conteúdo Jurídico.

Iniciamos nossa atuação no segmento legal em março de 2002, seus fundadores idealizaram uma empresa com o propósito de levar tecnologia e conhecimento ao mercado da advocacia, apostando no relacionamento com seus clientes e parceiros como principal pilar para o seu crescimento.

Esperamos que contém conosco, como mais um recurso para desenvolver a administração do seu Business Jurídico. #gestãodaadvocacia

 


Uma iniciativa do Grupo Four, com foco em desenvolvimento de conteúdo de qualidade e de apoio aos profissionais da área jurídica.


O que você encontrará em nossas postagens?

Aqui no blog, serão postadas notícias e informações relevantes para o público jurídico, além de dicas, artigos, matérias e novidades do mercado, com conteúdo próprio, contaremos com textos redigidos pelos nossos consultores, especialistas em gestão da advocacia e implantação de softwares de automação jurídica.

Será um prazer interagir com vocês por aqui e mais uma vez, sejam bem vindos!

Um grande abraço,

Time – Grupo Four, seu parceiro estratégico.