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Processos Judiciais Eletrônicos: Como simplificar e automatizar no seu dia-a-dia

Nas diversas ocasiões em que paro para conversar com gestores de escritórios de advocacia, percebo que uma das suas principais dificuldades continua sendo estabelecer um controle eficiente dos andamentos processuais e suas publicações.

 

Os principais motivos são:

  • Falhas humanas recorrentes ou a ausência de rotinas diárias que auxiliem de forma prática na administração desses procedimentos;
  • Ausência de processos de automação para potencializar o monitoramento da movimentação processual de forma ativa, independente do polo do cliente do escritório;
  • Volume de dados, que dificulta o controle da realização ou não de diligências e protocolo de prazos;

Apesar dos avanços nas formas e tipos de andamentos processuais que tivemos nos últimos anos – com destaque para os processos eletrônicos – ainda é muito comum encontrar escritórios que continuam mantendo a base das suas rotinas nos chamados “controles de publicações”.

 

Processos judiciais eletrônicos

Como acompanhar andamentos de processos eletrônicos?

Esses controles, em geral, remetem à ideia, como ocorria no passado, de que o trabalho era distribuído a partir dos recortes, em que havia uma “triagem” dos tipos de publicações e encaminhamento ao respectivo responsável. Ok, afinal é um tipo de rotina que, em tese, ainda poderia ser aplicável, mas como fica o controle quando não há publicação no Diário Oficial?

Quando faço essa pergunta ao advogado, ou gestor, muitas vezes surgem respostas como: colocamos um estagiário para olhar diariamente, ou todos os dias cada advogado “confere o seu”. Enfim, não há rotinas claramente definidas, portanto os riscos, a possibilidade de descontrole, e a ineficiência predominam.

Com as mudanças nas formas como as informações se propagam, ou são veiculadas é inevitável que os fluxos de trabalho que permeiam as rotinas jurídicas precisem ser adaptados. Resistir ou não inserir essa mudança de necessidade, só aumenta os riscos, pois, com o passar do tempo, é bem provável que aumentem as demandas em torno dos processos eletrônicos. Aliás, o que se espera é que em algum momento todos os processos sejam assim.

A melhor solução hoje é procurar saída por meio da automatização das rotinas com o apoio de softwares jurídicos que se ajustem ao perfil e necessidades de cada escritório de advocacia. Com as soluções de gestão e controle jurídico disponíveis hoje no mercado é possível administrar de forma eficiente todo estoque de processos.

Os sistemas atuais utilizam controles de movimentações automáticos e permitem estabelecer atividades com critérios de criticidade por tipo de demanda (como expressividade, áreas, entre outros), além de observar e sinalizar periodicamente os processos que não andam. Estabelecendo rotinas como estas, em pouco tempo, haverá um controle eficaz de toda a carteira de processos e o gestor poderá, enfim, se concentrar no que é fundamental para o seu negócio: a estratégia.

 

 

Assinatura Alexandre

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