Posts

Processos Judiciais Eletrônicos: Como simplificar e automatizar no seu dia-a-dia

Nas diversas ocasiões em que paro para conversar com gestores de escritórios de advocacia, percebo que uma das suas principais dificuldades continua sendo estabelecer um controle eficiente dos andamentos processuais e suas publicações.

 

Os principais motivos são:

  • Falhas humanas recorrentes ou a ausência de rotinas diárias que auxiliem de forma prática na administração desses procedimentos;
  • Ausência de processos de automação para potencializar o monitoramento da movimentação processual de forma ativa, independente do polo do cliente do escritório;
  • Volume de dados, que dificulta o controle da realização ou não de diligências e protocolo de prazos;

Apesar dos avanços nas formas e tipos de andamentos processuais que tivemos nos últimos anos – com destaque para os processos eletrônicos – ainda é muito comum encontrar escritórios que continuam mantendo a base das suas rotinas nos chamados “controles de publicações”.

 

Processos judiciais eletrônicos

Como acompanhar andamentos de processos eletrônicos?

Esses controles, em geral, remetem à ideia, como ocorria no passado, de que o trabalho era distribuído a partir dos recortes, em que havia uma “triagem” dos tipos de publicações e encaminhamento ao respectivo responsável. Ok, afinal é um tipo de rotina que, em tese, ainda poderia ser aplicável, mas como fica o controle quando não há publicação no Diário Oficial?

Quando faço essa pergunta ao advogado, ou gestor, muitas vezes surgem respostas como: colocamos um estagiário para olhar diariamente, ou todos os dias cada advogado “confere o seu”. Enfim, não há rotinas claramente definidas, portanto os riscos, a possibilidade de descontrole, e a ineficiência predominam.

Com as mudanças nas formas como as informações se propagam, ou são veiculadas é inevitável que os fluxos de trabalho que permeiam as rotinas jurídicas precisem ser adaptados. Resistir ou não inserir essa mudança de necessidade, só aumenta os riscos, pois, com o passar do tempo, é bem provável que aumentem as demandas em torno dos processos eletrônicos. Aliás, o que se espera é que em algum momento todos os processos sejam assim.

A melhor solução hoje é procurar saída por meio da automatização das rotinas com o apoio de softwares jurídicos que se ajustem ao perfil e necessidades de cada escritório de advocacia. Com as soluções de gestão e controle jurídico disponíveis hoje no mercado é possível administrar de forma eficiente todo estoque de processos.

Os sistemas atuais utilizam controles de movimentações automáticos e permitem estabelecer atividades com critérios de criticidade por tipo de demanda (como expressividade, áreas, entre outros), além de observar e sinalizar periodicamente os processos que não andam. Estabelecendo rotinas como estas, em pouco tempo, haverá um controle eficaz de toda a carteira de processos e o gestor poderá, enfim, se concentrar no que é fundamental para o seu negócio: a estratégia.

 

 

Assinatura Alexandre

Botão de cadastro

 

 

 

 


 

Saiba o motivo do fracasso na implantação do sistema jurídico em seu escritório

Sistema jurídicoO processo de escolha e implantação de um novo software de gestão jurídica pode ser bastante frustrante para alguns advogados e gestores de departamentos jurídicos.

Busque descomplicar a sua administração da advocacia

 

Iniciar o processo de escolha buscando um sistema simples e intuitivo, além de priorizar os principais pilares do seu negócio para serem contemplados inicialmente na utilização do programa, já será uma trilha de sucesso para eliminar muitas adversidades.

E como começo a implantar o sistema jurídico?

Você poderá escolher monitorar os andamentos e publicações dos seus processos de forma automatizada e organizar sua agenda de prazos e audiências, para inicialmente resolver o crucial para a manutenção da sua rotina operacional e assim se preocupar com o que realmente importa para seu business jurídico: advogar.Botão de cadastro

Garantir o uso. Você precisa confiar nos dados gerados pelo seu programa de gestão

Se você já participou da implantação de um sistema de gestão jurídica, deve ter percebido que, geralmente, durante o processo em si, tudo parece funcionar muito bem.

No entanto, após o projeto ser entregue, com a redução das atividades de monitoramento e fiscalização de andamentos processuais pelos advogados, é comum que no final não tenha sido implantada uma disciplina de registro das atividades no software.

Com isso, os usuários passam a realizar diversos controles paralelos a administração do negócio, impossibilitando análises gerenciais e o acompanhamento de indicadores-chave de desempenho e estratégicos (KPIs).

O que acontece é que cinco etapas básicas do processo costumam ser menosprezadas e acabam por prejudicar o resultado final, gerando a sensação de que tamanho esforço de tempo e recursos financeiros não foram compensatórios.


Por isso, antes de implementar um software de gestão jurídica, seja em um escritório de advocacia, seja em um departamento jurídico, recomendo que todo gestor siga os seguintes passos:

#1 – Alinhamento de Expectativas

  • Defina quais necessidades específicas precisam ser atendidas;
  • No primeiro momento, é fundamental mapear os objetivos e expectativas em cada um dos três níveis organizacionais – operacional, tático (gerentes e, coordenadores) e estratégico (sócios e CEOs);

#2 – Priorize o escopo de uso e alinhe o seu propósito com as partes interessadas

  • Na maior parte dos projetos que desenvolvemos, o mais comum é que o registro eficiente dos dados operacionais seja a principal demanda para o nível tático (gerentes, coordenadores…) tornando possível controles gerenciais e definição de ações a serem tomadas;
  • Já para o nível estratégico, a meta é ser munido de informações para decidir ou planejar, organizar as informações gerenciais de forma a agregar valor sobre os dados operacionais, dando acesso a elementos rápidos e práticos voltados à tomada de decisão dos líderes organizacionais;
  • Consequentemente, os usuários operacionais, precisam se sentir seguros em sua rotina diária, para que suas atividades e tarefas sejam realizadas com a qualidade necessária de acordo com o alinhamento de expectativas dos seus líderes.

#3 – Sensibilize e treine a equipe

  • Defina uma cultura interna acerca da importância e necessidade de compromisso com o registro disciplinado dos dados;

#4 – É necessário que todos os níveis da operação colaborem

  • Para a equipe que está no nível operacional – quem fica de posse das informações – é preciso saber entregar os dados da forma mais completa. Portanto, o treinamento deve destacar que o registro das rotinas no software envolve não apenas informar atividades realizadas, mas imputar todas as informações solicitadas e, de preferência, no momento em que a atividade é feita, diminuindo o risco de incorreções e colaborando para o propósito de uso do sistema em um âmbito geral;
  • Já entre os que estão nos níveis táticos e estratégicos, é indicado desenvolver habilidades para seguir uma rotina de monitoramento, não apenas para fiscalizar se está sendo feito conforme esperado, mas, sobretudo, para perceber comportamentos e eventuais desvios que representem riscos à operação ou ao negócio do escritório de advocacia;
  • Ao estabelecer um bom planejamento preliminar e um processo de treinamento e engajamento da equipe, garanto que o sistema que vier a escolher vai se tornar um verdadeiro suporte estratégico para a gestão jurídica.

#5 – Manutenção das expectativas no processo de implantação do programa de gestão

  • Após o mapeamento dessas necessidades, cabe ao responsável pelo projeto de implantação promover recursos para que as necessidades sejam atendidas pelo software da forma mais simples possível;
  • Definindo o melhor caminho para capacitar os usuários em suas atividades e necessidades;
  • Comunicando aos interessados no projeto, as adversidades e desvios de rota, para que exista um real monitoramento da qualidade de uso, até a conclusão da implantação.

Se você tiver alguma dúvida sobre como conduzir melhor esse processo em seu negócio, basta deixar um comentário logo abaixo ou fale conosco.

Assinatura Alexandre

Botão de cadastro